Cet article est le premier d’une série de deux articles à propos de notre approche de la gestion de projet. Voir le deuxième article : Gestion de projets 2/2 — Au boulot !

Gestion de projets 1 sur 2 - Avant-vente

Il existe de nombreuses méthodes de gestion de projets et il convient d'adapter la méthode selon le projet et son contexte.

Néanmoins, pour les projets de tailles moyennes et dont le périmètre est relativement bien défini, nous fonctionnons généralement selon le schéma que nous allons vous présenter. Il a l'avantage de rassurer le client au niveau des coûts et des délais, donc de rester dans un cadre tout en laissant la place aux ajustements qui apparaîtront nécessairement au cours du développement.

Notre méthode est pragmatique mais intègre de manière forte la composante humaine et la souplesse qui en découle. Nous intervenons très en amont, au niveau de l'avant-vente et de la rédaction de la proposition commerciale.

Il est extrêmement rare de recevoir une expression de besoins suffisamment précise pour pouvoir s'engager de suite sur une proposition commerciale. Le client exprime son besoin autour de fonctionnalités, plus ou moins détaillées. Il s'agit même parfois d'intentions dans lesquels les aspects fonctionnels ne sont pas clairement définis.

Notre rôle est de transformer cette expression de besoins en un mini cahier des charges fonctionnel dans lequel tout le déroulement de l'application et les aspects techniques structurels seront précisés. Nous formalisons notre compréhension du besoin en apportant notre expérience métier, le présentons au client et le modifions avec lui pour arriver au document définitif. C'est sur la base de ce document que le devis pourra être réalisé.

Le diable se cache dans les détails ! Et c'est déjà à ce niveau que le chef de projet doit systématiquement creuser là où il y a des zones qui lui semblent floues. Il est tentant de se dire qu'à ce stade on peut faire l'impasse sur ces "points de détail", et qu'on verra lors du développement comment régler la chose. Mais c'est alors l'assurance que des problèmes plus ou moins importants vont apparaître au cours du développement amenant son flot de difficultés avec effet boule de neige. Dans des cas plus grave, cela peut entraîner une remise en cause partielle ou totale de la structure ou du fonctionnement de l'application.

Dès qu'il y a questionnement, cela doit tout de suite alerter, et cela doit être clarifié. Ces questionnements peuvent concerner des aspects purement techniques de faisabilité. Une solution doit alors être trouvée et validée avec l'équipe technique. Il peut s'agir également de questionnements fonctionnels, il ne faut alors pas hésiter à revenir vers le client tant que le point n'a pas été totalement clarifié. Être laxiste à ce niveau ne peut que générer à terme de la frustration chez le client et les équipes en interne.

Alors oui, on peut avoir l'impression de perdre du temps car le dossier n'est pas encore signé, on a l'impression d'embêter le client. Mais c'est tout le contraire qui se produit au final. Le temps passé à faire ce travail, et c'est rarement très long, est infiniment moindre que les impacts que peuvent causer une négligence ! Et le client voit dans cette démarche un gage de sérieux qui le rassure sur notre désir de comprendre son besoin et de le formaliser.

Une fois le périmètre défini et les questions élucidées, nous formalisons par écrit précisément ce que nous proposons de réaliser. C'est sur cette base que nous pouvons nous engager et réaliser un chiffrage. Le chef de projet évalue l'ensemble des fonctionnalités en concertation avec l'équipe technique. Il est fondamental d'intégrer les développeurs/intégrateurs dans cette phase de chiffrage afin de les responsabiliser et qu'ils commencent à s'approprier le projet. Par ailleurs, cela permet de s'assurer qu'il n'y a pas une difficulté technique que le chef de projet n'aurait pas anticipé.

La description du projet et le chiffrage doivent toujours être revus par un collaborateur qui n'a pas participé à leur élaboration. S’il comprend ce qui est écrit sans poser de question, c'est gagné, et la proposition commerciale peut être envoyée au client.

Nous parlerons par la suite uniquement du cas où le client a répondu favorablement à notre proposition, l'autre cas de figure présentant moins d'intérêt...